Trong ngành dược phẩm và chăm sóc sức khỏe, kiểm soát dữ liệu, tuân thủ quy trình và phối hợp liên phòng ban là yếu tố then chốt để đảm bảo vận hành hiệu quả. Chỉ sau 3 tháng đồng hành cùng Base.vn, Glandcore đã toàn bộ quy trình nội bộ đã được số hóa, hơn 500 công việc được thiết lập và tốc độ xử lý hồ sơ giảm từ 5 ngày xuống còn 3 ngày.
Khi chuẩn hóa quy trình là nền tảng để mở rộng
Thành lập từ năm 2016, Glandcore hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nguyên liệu dược, thực phẩm chức năng và hóa mỹ phẩm. Doanh nghiệp hiện hợp tác với hơn 100 nhà sản xuất quốc tế, là nhà phân phối độc quyền sản phẩm xịt mũi xoang Nasodren đến từ Anh và các dòng sản phẩm chăm sóc mẹ và bé Greenfinger_số 1 Hàn Quốc. Ngay từ đầu, Glandcore đã xác định đầu tư vào hệ thống nội bộ là một trong những ưu tiên quan trọng để mở rộng quy mô một cách bài bản.
Khi quy mô vận hành ngày càng mở rộng, Glandcore chủ động tìm kiếm giải pháp để chuẩn hóa cách làm việc, kiểm soát tiến độ và đồng bộ dữ liệu toàn diện – thay thế cho cách quản lý phân mảnh qua Excel, email hay các ứng dụng nhắn tin rời rạc.
“Một số dự án của chúng tôi kéo dài tới 1–2 năm và đôi khi tài liệu phải cập nhật thường xuyên gửi tới cơ quan có thẩm quyền. Nếu không có hệ thống lưu trữ bài bản từ đầu, mỗi lần rà soát hồ sơ mất rất nhiều thời gian.” – Anh Nguyễn Hữu Huân, nhân viên kinh doanh tại Glandcore chia sẻ.
Trong bối cảnh đó, Glandcore quyết định chuyển đổi số để xây dựng một nền tảng vận hành đồng bộ và bền vững. Sau khi đánh giá nhiều phương án, doanh nghiệp lựa chọn Base.vn vì sự linh hoạt, thân thiện và phù hợp với đặc thù ngành.
“Trước đây, những nghiệp vụ cơ bản như xin nghỉ phép hay xuất kho vẫn thực hiện thủ công, thông tin gửi qua nhiều kênh nên rất khó kiểm soát toàn cảnh công việc. Chúng tôi quyết định lựa chọn Base vì ấn tượng nền tảng dễ sử dụng, linh hoạt theo từng nghiệp vụ và phù hợp với cách vận hành của doanh nghiệp.” – Chị Trương Thị Ánh Tuyết, Phó Giám đốc Glandcore cho biết.
Từ phân mảnh dữ liệu đến hệ thống vận hành tinh gọn
Quá trình chuyển đổi số tại Glandcore diễn ra trong khoảng 2–3 tháng, bắt đầu từ những bộ phận chủ chốt trước khi mở rộng toàn công ty. Để đảm bảo sự chuyển giao mượt mà, đội ngũ ban đầu làm việc song song giữa Excel và Base, sau đó chuyển toàn bộ dữ liệu lên hệ thống mới.
“Khi thấy rõ hiệu quả – việc gì đến deadline cũng được nhắc, tiến độ được cập nhật liên tục – mọi người sẵn sàng chuyển hẳn sang Base. Trước đây, việc làm báo giá hay chuẩn bị hồ sơ thường mất vài ngày, giờ chỉ thực hiện trong ngày thậm chí tính bằng phút. Nhờ có phân quyền rõ ràng, deadline cụ thể và hệ thống nhắc việc tự động, tiến độ công việc được đảm bảo hơn hẳn.” – Chị Trương Thị Thùy Trang, Trưởng phòng Kinh doanh Glandcore chia sẻ.
Tính đến hiện tại, Glandcore đã thiết lập hơn 30 quy trình nội bộ trên Base, ứng dụng các công cụ như Base Workflow, Wework, Request, E-Hiring để phục vụ toàn bộ hoạt động – từ kinh doanh, kế toán đến hành chính – nhân sự. Hệ thống này cũng giúp tăng tính kết nối liên phòng ban: tất cả nhiệm vụ, tài liệu và tiến độ đều được cập nhật trên một nền tảng chung.
Hiện tại, Glandcore ứng dụng song song Base và SAP B1, trong đó dữ liệu từ Base trở thành đầu vào cho hệ thống quản trị khách hàng, đảm bảo mọi luồng thông tin được liên thông và nhất quán.
Với định hướng phát triển bài bản, Glandcore xem chuyển đổi số là bước đi chiến lược để xây dựng hệ thống vận hành vững chắc và sẵn sàng mở rộng. “Base giúp chúng tôi kiểm soát tiến độ, phối hợp liên phòng ban mượt mà và xây dựng một hệ thống làm việc gọn gàng, minh bạch. Sự thay đổi này không đến từ áp lực, mà từ định hướng phát triển lâu dài,” chị Trương Thị Ánh Tuyết – Phó Giám đốc Glandcore chia sẻ. Nhờ đầu tư nền tảng quản trị từ sớm, doanh nghiệp đang sở hữu năng lực vận hành hiện đại, liền mạch và đủ sức đáp ứng những bước phát triển tiếp theo.
